繋がりたくない名刺管理アプリはGoogleKeepがおすすめ!

ITツール

最近では、名刺管理アプリの機能も多様化しています。

オンラインで名刺交換できたり、AIがマッチングを行い、繋がりがありそうなユーザーをピックアップしたりと、その機能は様々です。

しかし、あまり多様な機能は必要とせず、シンプルに名刺の保管管理だけしたいと思っている人は多いと思います。

今回は、そんな方に向けて、筆者が普段使っている「GoogleKeep」での名刺管理をお伝えしたいと思います。

 

シンプルに名刺保管管理だけしたい

今回は、「GoogleKeep」での名刺管理についてのお話ですが、筆者自身、これまで色々試しました。

  • Sansan
  • Eight
  • Wantedly People

などなど。

そのどれもが、多種多様な機能を持っており、また、年々、その機能はバージョンアップしています。

 

便利な反面、機能が複雑化

元々、名刺管理というと、スマホで名刺を撮影し、OCRでデータ化、必要な時に検索できるというものがほとんどでした。

最近の名刺管理アプリは、AIなどで便利になる反面、その機能が「本当に必要かな」と思う時もあります。

 

GoogleKeepで落ち着いた理由

クラウドを利用したツールは、他にもたくさんあります。

様々なツールアプリをインストールした結果、スマホの画面がアイコンでいっぱいになったり、

気づいたら不要なサブスクリプションが増えてしまったりと、管理が煩雑になってしまっている気がします。

改めて検討した結果、Googleで一元管理する事にしたのです。

 

GoogleKeepでの名刺管理方法

そもそも「GoogleKeep」は、メモアプリです。

しかし、その機能はとても高機能で、OCR機能も高精度なものです。

それでは、具体的に「GoogleKeep」での名刺管理方法をお伝えします。

なお、今回は公開用に適当に作成した名刺を用いていますのでご了承下さい。

 

1.名刺を撮影

「GoogleKeep」での名刺管理はとても簡単です。

GoogleKeepをスマホで起動したら、右下の「+」アイコンをタップします。

GoogleKeepメモ追加

右下の「+」アイコンをタップ

 

続いて、”タイトル”や”メモ”は空欄のまま、左下の「+」アイコンをタップして、

「写真を撮る」

から、カメラを起動して名刺を撮影します。

GoogleKeepで名刺管理

左下の「+」アイコンから「写真を撮る」

GoogleKeepで名刺管理、写真を撮る

名刺の写真を撮る

 

以上で終了となります。

 

必要に応じて「ラベル」を設定しておくと良いでしょう。

 

GoogleKeepラベル作成

ラベルを作成

GoogleKeepラベル作成2

ラベル作成

2.名刺を検索

メモを検索するのと同じように、名刺を検索すると、撮影した名刺が検索結果として表示されます。

会社名を検索すれば、その会社の名刺が検索結果として表示してくれます。

また、「デザイン」「コンサル」などと検索すれば、これらの文字が含まれる名刺が結果として表示されます。

GoogleKeep名刺管理で検索

検索方法

 

 

3.データ化したい時だけOCR

普段は、必要な時に検索すれば充分だと思いますが、会社の住所等をデータで抽出したい時があります。

その場合、画像をタップした後、右上の操作から

「画像のテキストを抽出(PCの場合はその他のアクション)」で、

画像の文字をテキスト化してくれます。

OCRで画像からテキスト抽出

OCRで画像からテキスト抽出

抽出結果

テキスト抽出結果

使いこなしたい便利な機能

他の機能を組み合わせると、便利な営業支援ツールになります。

  • 相手先との取引履歴
  • 営業のタスク管理
  • アポのスケジュール管理

などを複数のメンバーで共有して管理できますのでご紹介したいと思います。

 

名刺の共有とタスク管理

「GoogleKeep」の共同編集から、他の人と名刺を共有する事ができます。

共有して検索、閲覧するだけでなく、メモの内容を共同で編集する事が可能です。

名刺を共有して共同で編集できる

共有して共同で編集できる

 

リマインダーをセットでアポ管理

「リマインダー」に日時をセットすると、自動でGoogleカレンダーに登録されます。

Googleカレンダーも共有が可能ですので、誰が、いつ、どのように繋がったかもすぐ把握できますね。

リマインダー

リマインダーをセットするとGoogleカレンダーに自動で反映

 

まとめ

いかがだったでしょうか。

今回は、「GoogleKeep」での名刺管理について、

  • 多様な機能は必要なく、シンプルに名刺管理だけしたい
  • GoogleKeepでの具体的な名刺管理方法
  • 共有やリマインダーなど使いこなしたい便利な機能

についてお伝えしました。

リモートワークツールやIT関連のツールで何かわからない事がございましたら、遠慮なくご相談下さい。

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