繋がりたくない名刺管理アプリはGoogleKeepがおすすめ!

繋がりたくない名刺管理営業

最近では、名刺管理アプリの機能も多様化しています。

オンラインで名刺交換できたり、AIがマッチングを行い、繋がりがありそうなユーザーをピックアップしたりと、その機能は様々です。

 

しかし、あまり多様な機能は必要とせず、

シンプルに名刺管理だけしたいと思っている人は多いと思います。

 

今回は、そんな方に向けて、筆者が普段使っている

「GoogleKeep」での名刺管理方法をお伝えしたいと思います。

 

 

なお、記事の後半では「Google Workspace」の利用で、名刺を含む

あらゆるデータを検索できる「CoudSearch」についてもご紹介しています。

 

ぜひ、最後までご覧ください。

 

 

経済産業省推進資格ITコーディネータ古澤シンジ

筆者:古澤シンジ

経済産業省推進資格ITコーディネータ

⇒筆者の情報

シンプルに名刺保管管理だけしたい

今回は、「GoogleKeep」での名刺管理についてのお話ですが、

筆者自身、これまで色々試してきました。

  • Sansan
  • Eight
  • Wantedly People

などなど。

そのどれもが、多種多様な機能を持っており、年々、その機能がアップデートしています。

 

便利な反面、機能が複雑化

元々、名刺管理というと、スマホで名刺を撮影し、

OCRでデータ化、必要な時に検索できるというものがほとんどでした。

 

最近の名刺管理アプリは、AIなどで

便利になる反面、その機能が「本当に必要かな」と思う時もあります。

 

GoogleKeepで落ち着いた理由

クラウドを利用したツールは、他にもたくさんあります。

様々なツールアプリをインストールした結果、

スマホの画面がアイコンでいっぱいになったり、

 

気づいたら不要なサブスクが増えてしまったりと、

管理が煩雑になってしまっている気がします。

 

改めて検討した結果、Googleで一元管理する事にしたのです。

 

GoogleKeepでの名刺管理方法

そもそも「GoogleKeep」は、メモアプリです。

しかし、GoogleKeepはとても高機能で、OCRも高精度なものです。

 

それでは、

具体的に「GoogleKeep」での名刺管理方法をお伝えします。

 

なお、今回は公開用に適当に作成した名刺を用いていますのでご了承下さい。

 

1.名刺を撮影

「GoogleKeep」での名刺管理はとても簡単です。

GoogleKeepをスマホで起動したら、右下の「+」アイコンをタップします。

GoogleKeepメモ追加

右下の「+」アイコンをタップ

 

続いて、”タイトル”や”メモ”は空欄のまま、

今度は、左下の「+」アイコンをタップして、

「写真を撮る」

から、カメラを起動して名刺を撮影します。

GoogleKeepで名刺管理

左下の「+」アイコンから「写真を撮る」

GoogleKeepで名刺管理、写真を撮る

名刺の写真を撮る

 

以上!

簡単ですね!

 

必要に応じて「ラベル」を設定しておくと良いでしょう。

 

GoogleKeepラベル作成

ラベルを作成

GoogleKeepラベル作成2

ラベル作成

 

2.名刺を検索

メモを検索するのと同じように、

検索すると、撮影した名刺が検索結果として表示されます。

 

会社名を検索すれば、その会社の名刺が検索結果として表示してくれます。

名前を検索すれば、

検索結果に名前が含まれる名刺を表示してくれます。

 

また、「デザイン」「コンサル」などと検索すれば、

画像にテキストが含まれる名刺を結果として表示されます。

GoogleKeep名刺管理で検索

検索方法

 

3.データ化したい時だけOCR

普段は、必要な時に検索すれば充分だと思いますが、

会社の住所等をデータで抽出したい時があります。

 

その場合、画像をタップした後、右上の操作から

「画像のテキストを抽出(PCの場合はその他のアクション)」で、

画像の文字をテキスト化してくれます。

OCRで画像からテキスト抽出

OCRで画像からテキスト抽出

抽出結果

テキスト抽出結果

 

使いこなしたい便利な機能

また、

他の機能を組み合わせると、便利な営業支援ツールになります。

 

例えば、

  • 相手先との取引履歴
  • 営業のタスク管理
  • アポのスケジュール管理

など

複数のメンバーで編集も共有して管理できます。

 

名刺の共有とタスク管理

「GoogleKeep」の共同編集から、他の人と名刺を共有する事ができます。

共有して検索、閲覧するだけでなく、メモの内容を共同で編集する事が可能です。

名刺を共有して共同で編集できる

共有して共同で編集できる

 

リマインダーをセットでアポ管理

「リマインダー」に日時をセットすると、自動でGoogleカレンダーに登録されます。

 

Googleカレンダーも共有が可能ですので、

誰が、いつ、どのように繋がったかもすぐ把握できますね。

リマインダー

リマインダーをセットするとGoogleカレンダーに自動で反映

 

「Google Workspace」でさらに便利

Google Workspace(旧G Suite)」は、GoogleKeepをはじめ、

Gメール、Googleドライブなどが包括された、総合的なワークツールです。

「Google Workspace」公式サイトを見る

 

PCからはブラウザで、スマホやタブレットからはアプリで、

全てのツールを一元管理できます。

 

あらゆるデータを検索

中でも、検索ツール「CloudSearch」は、「Google Workspace」内の

データを全て検索してくれる優れもの。(※)

※Business Standardプラン以上で利用可

 

その検索対象は、ファイル名だけではありません。

Gメール本文、ファイル内容、画像、音声データからも拾ってきてくれます。

 

これはまさに、

「自社だけのGoogle」といった感じ。

 

個人アカウントにはない充実のサポート

Googleの個人アカウントでは、

何か困った事があってもGoogleのサポートはありません。

 

ですが、「Google Workspace」は月680円からと安いだけでなく、

個人アカウントにはないサポートも受けられますので安心です。

 

最初の14日間は無料で利用できますので、ぜひ試してみてください。

「Google Workspace」公式サイトを見る

さらに、「Google Workcpace」と、NASネットワークドライブを組み合わせると、社内のあらゆるデータを一元管理できます。BCP対策としてもおすすめ。NASについては、下記の記事をご覧下さい。

 

「GoogleKeep」で名刺管理のまとめ

いかがだったでしょうか。

今回は、「GoogleKeep」での名刺管理について、

  • 多様な機能は必要なく、シンプルに名刺管理だけしたい
  • GoogleKeepでの具体的な名刺管理方法
  • 共有やリマインダーなど使いこなしたい便利な機能

についてお伝えしました。

この記事を参考にして頂き、「Google Workspace」で生産性を向上させましょう。

 

 

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