総務省への申請書を半自動的に出力するツールで作業時間40%短縮!

ケーススタディ

筆者:古澤シンジ

経済産業省推進資格ITコーディネータ
アナログIT経営コンサルタント
株式会社ケルヒ代表取締役

⇒筆者の情報

複雑な申請書作成作業

携帯電話の基地局を建設する企業において、総務省への電波申請書を半自動的に出力するツールを作成しました。

同社では、携帯電話の基地局を建設したり管理する業務を行っておりました。

法律に基づき、携帯電話基地局を開設、また装置を変更する際には、申請書を総務省に提出しなければなりません。

取り扱う基地局は数百件となりますので、申請書の作成も10人位の規模で行っておられました。

申請書の提出は、インターネットを介しての電子申請となりますが、専用のアプリを用いて1件ずつフォームで登録されておりました。

アプリには、指定のファイルフォーマットでの一括申請の仕様もありましたが、基地局ごとに装置が異なる等、申請書の内容が複雑なため一括申請をあきらめていたようです。

ツールの概要

同社では、工事管理を行う上でデータベースツール「FileMaker(ファイルメーカー)」を利用していました。

しかし、申請書を作成する部署においては、工事や装置の情報を目視で確認するだけの状態でした。

総務省が提供している専用アプリでは、XML形式での一括申請が可能でした。

そこで、申請書をXMLで出力できるツールを作成。

基地局ごとに異なる情報をデータベース化し、必要最低限の情報入力を行います。

入力後は、ボタン一つで複数の申請書を一括でXMLファイル出力できるよう、システムを構築致しました。

取り組みの成果

申請書1件にかかる作成時間が約40%短縮する事ができました。

また、データベース化した事で、部署内全員が進捗情報を共有できるようになりました。

展開のアイデア

同じような入力作業が大量にあるような業務において、効果的な取り組み事例となります。

官公庁への提出書類や医療関係等、幅広い業務でITを活用できます。

当社では、デジタル化やITを活用した売上拡大、コスト削減のお手伝いを行っております。

ご相談は無料ですので、お気軽にご相談下さい。

タイトルとURLをコピーしました