複雑な申請書作成作業
携帯電話の基地局を建設する企業において、総務省への電波申請書を半自動的に出力するツールを作成しました。
同社では、携帯電話の基地局を建設したり管理する業務を行っておりました。
法律に基づき、携帯電話基地局を開設、また装置を変更する際には、申請書を総務省に提出しなければなりません。
取り扱う基地局は数百件となりますので、申請書の作成も10人位の規模で行っておられました。
申請書の提出は、インターネットを介しての電子申請となりますが、専用のアプリを用いて1件ずつフォームで登録されておりました。
アプリには、指定のファイルフォーマットでの一括申請の仕様もありましたが、基地局ごとに装置が異なる等、申請書の内容が複雑なため一括申請をあきらめていたようです。
ツールの概要
同社では、工事管理を行う上でデータベースツール「FileMaker（ファイルメーカー）」を利用していました。
しかし、申請書を作成する部署においては、工事や装置の情報を目視で確認するだけの状態でした。
総務省が提供している専用アプリでは、XML形式での一括申請が可能でした。
そこで、申請書をXMLで出力できるツールを作成。
基地局ごとに異なる情報をデータベース化し、必要最低限の情報入力を行います。
入力後は、ボタン一つで複数の申請書を一括でXMLファイル出力できるよう、システムを構築致しました。
取り組みの成果
申請書1件にかかる作成時間が約40%短縮する事ができました。
また、データベース化した事で、部署内全員が進捗情報を共有できるようになりました。
展開のアイデア
同じような入力作業が大量にあるような業務において、効果的な取り組み事例となります。
官公庁への提出書類や医療関係等、幅広い業務でITを活用できます。
当社では、デジタル化やITを活用した売上拡大、コスト削減のお手伝いを行っております。
ご相談は無料ですので、お気軽にご相談下さい。
