時間コスト60%削減!手書き伝票をデータベースとipadでIT化!

ケーススタディ

アクセサリー関係の修理を行う企業において、IT化による業務改善を行いました。

手書き伝票でのフロー

同社では、店頭で修理を受け付ける際に、手書きの複写伝票に下記の情報を都度、書き込んでいました。

・受付年月日
・顧客氏名
・顧客の電話番号
・修理の依頼内容

複写伝票の1枚目は店舗控え、2枚目は工場控え、3枚目は顧客の控えとなります。

受け付けた修理は、2枚目の伝票と一緒に工場に修理を依頼します。

工場から仕上がってきた修理品は、納品用に袋に包まれ、顧客に納品する流れとなります。

手書き伝票の課題

持ち込まれる都度、依頼品についての情報を手書きで記入しなければならず、依頼量が多いほど管理が大変です。

また、1件毎に完結するフローだとしても、修理品自体、修理前の状態と修理後の状態の記録がなく、人の記憶を頼りにサービスを提供している事になります。

納品後の伝票は、日増しに増えますが、個人情報が記載されているため、シュレッダーにかけなければなりません。

これらの問題を解決するため、社内LANとデータベースツール「FileMaker(ファイルメーカー)」、ipadを用いて受注管理システムを構築しました。

システム構築の概要

依頼時の情報は全てipadで入力します。

また、ipadの機能を活かし、依頼品の修理前後の写真を撮影し、依頼情報と合わせてデータベースに保存するようにしました。

これにより、修理前後の依頼品自体の情報も管理可能となりました。

依頼品とデータベースを紐づけるため、QRコードを出力したラベルを1件あたり4枚出力するようにしました。

それぞれのラベルを

・店舗保管用
・顧客保管用
・品物管理用
・工場管理用

とする事で、1件あたりの所在を明らかにできます。

取り組みの成果

従来、1件あたり20分かかっていた作業時間が、1件あたり8分に短縮する事ができました。

また、個人情報を記載した紙類はありませんので、シュレッダーにかかる時間も削減できた事になります。

展開のアイデア

このシステムは、アクセサリー以外の修理業やクリーニング店などにも応用可能かと思います。

当社では、デジタル化やITを活用した売上拡大、コスト削減のお手伝いを行っております。

ご相談は無料ですので、お気軽にご相談下さい。

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