GoogleWorkspaceの使い方!アカウント作成からGメール設定編

ITツール

GoogleWorkspaceのアカウント作成

2020年10月に「G Suite」がリブランドされ、「GoogleWorkspace(グーグルワークスペース)」となりました。

Gメールを始め、Googleドライブ、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントなどが包括された、統合的なワークツールとして、たいへん便利なサービスです。

料金も「小規模ビジネス用プラン」で、1ユーザーあたり600円台からと利用しやすい料金設定になっています。

今回は、「GoogleWorkspace(グーグルワークスペース)」の使い方について、アカウント作成からGメール設定までをご紹介したいと思います。

この記事は「Google Workspace 管理者」向けの記事です。

 

GoogleWorkspaceアカウントを作成する

GoogleWorkspaceは14日間無料で試す事ができます。

2020年12月には、下記ページからは30日間無料で試用する事が可能になりました。

こちらの記事はまた改めて作成したいと思います。

Google Workspace セットアップ&サポート
Google WorkspaceはGoogleの企業向けの完全なクラウドサービス。各アプリケーションの紹介と充実したオンラインマニュアル。新規も更新も10%割り引きの正規Google Workspace導入窓口。

 

本番アカウントで導入する前に、まずは、テストアカウントを作成し、実際に使ってみる事をおすすめします。

なお、今回は自社ドメインを既に持っている場合での設定を想定しています。

 

1.必要な情報を整理する

・ドメイン
・新しく作成するアカウント名(※)

 

※既存のgoogle個人アカウントに設定しているメールアドレスは使用できませんので、新規のGoogleWorkspaceアカウントを作成します。

※google個人アカウントをGoogleWorkspaceアカウントに移行したいする方法については、また改めてご紹介します。

 

情報が整理できたら、下記画面から登録を開始していきます。

Google Workspace(旧称 G Suite): ビジネス向けのコラボレーション ツール
Google AI が組み込まれたセキュアでクラウド ネイティブなコラボレーション アプリと生産性向上アプリが揃った統合型のスイート。Gmail、ドキュメント、ドライブ、カレンダー、Meet などが含まれます。

 

2.ビジネス名と従業員数

ビジネス名と従業員数を設定します。

ビジネス名と従業員数を設定

3.連絡先の入力

「現在のメールアドレス」となっていますが、ここでは、これからGoogleWorkspaceを利用してメインで管理するメールアドレスを入力しておくとスムーズです。

メールアドレスを入力

 

4.ドメイン所有の確認、ドメインの入力

使用するドメインについて確認を行います。

画面の表示に従い、自社ドメインを選択、確認へと進みます。

ドメインについて確認

 

5.予備のメールアドレスを入力

設定したアカウントでログインできなくなった場合等に受信できるメールアドレスを設定します。

受信できるメールアドレスを設定

 

6.ログイン情報の設定

ログイン情報を設定します。

○ユーザー名

実際に仕事で使用するメールアドレスとなります。手順2の最初に入力したメールアドレスを使用するとスムーズです。

 

○パスワード

パスワードを設定します。

 

同意して続行すると、アカウントが作成されます。

 

自社独自ドメインの設定

引き続き、Gmailを設定していきます。

自社ドメインの所有権を確認する

Gmailを設定する前に、自社ドメインの所有権を設定する必要があります。

自社ドメインの所有権を確認1

自社ドメインの所有権を確認2

Googleが認証する方法として4つあります。

  • TXT レコードを作成する(推奨)
  • CNAME レコードを作成する
  • メタタグを追加する
  • HTML ファイルをアップロードする

順番に説明していきます。

 

○「TXTレコード」と「CNAMEレコード」

認証設定の説明で

「ドメインのレコードを編集できる場合は、これを選択します」

とありますが、「DNSレコード」の事を指しています。

DNS(Domain Name System)とは、ドメイン名とIPアドレスを紐づけて変換する仕組みです。

ドメインとIPアドレスを紐づける情報を「DNSレコード」と言い、「TXTレコード」「CNAMEレコード」のいずれかに、Googleが提示した情報を書き込む事で、自社ドメインの所有権を認証します。

 

○「メタタグ」

「メタタグ(METAタグ)」は、WEBサイトの情報を検索エンジンやブラウザに伝えるための情報です。

WEBサイトのページ内に、Googleが指定したメタタグを記述する事で、自社ドメインの所有権を認証します。

ページ更新の際、誤って削除してしまう可能性もありますので注意が必要です。

 

○HTML ファイルをアップロード

Googleが提示したファイルを、サーバー上にアップロードする事で、自社ドメインの所有権を認証します。

「メタタグ」同様、サイト更新のファイルアップロードの際に、誤って削除してしまう場合がありますので注意が必要です。

 

「TXTレコードの作成」で認証する

今回は、Googleが推奨する「TXT レコードの作成」で認証を行います。

また、サーバーはレンタルサーバーの「エックスサーバー」で説明します。

なお、この設定は上級者向けとなりますので、自己責任で設定頂き、

あまり自信がない方は、ネットワーク管理者にご相談下さい。

「TXTレコードの作成」で認証する

 

DNSレコードの作成

エックスサーバーのサーバー管理にログイン後、DNSレコード設定に入ります。

DNSレコードの作成

「DNSレコード追加」から、次のように入力します。

○ホスト名:空欄

○種別:「TXT」を選択

○内容:Googleからコピペ

○優先度:そのまま

TXTレコードの作成

確認画面へ進み、設定を完了したら、Googleの認証画面に戻ります。

「ドメインの所有権を証明」ボタンをクリックして、次のように表示されれば成功です。

Googleの認証画面

 

ユーザーの追加

自社ドメインを設定した次の手順は、

「新しいユーザーを作成」

となりますが、既往のメールアドレスの確認や部署(グループ)の管理、管理者権限の付与等もあり、慎重に決定する必要があると思いますので、ここでは手順をスキップします。

 

Gmailの有効化

続いて、自社ドメインでGmailが使えるよう設定します。

自社ドメインでGmailが使えるよう設定

「Google Workspace を設定しましょう」

の3番目、

「自社ドメイン.com における Gmail の有効化」

をクリックして進みます。

なお、注意しなければならないのは、今後、自社ドメインのメールは全てGmailで送受信する事になります。

つまり、GoogleWorkspace で設定していない既存のメールアカウントにはメールが届かなくなりますのでご注意下さい。

 

1.内容を確認する

「creaone.jp で Gmail を使用する準備ができたら」

という画面で、注意事項を確認して、続行をクリックします。

Gmail を使用する準備

 

2.MXレコードの追加

ここでは、エックスサーバーを例に説明します。

サーバーパネルから「DNSレコード設定」に進みます。

 

DNSレコード設定

「DNSレコード追加」をクリックし、次のように設定します。

○ホスト名:空欄で構いません。

○種別:MX

○内容:aspmx.l.google.com

○優先度:1

同様に、下記の通りMXレコードを追加していきます。(合計5個)

MXレコードを追加2

MXレコードを追加

 

3.spfレコードの追加

なりすましメールを防止するための、spfレコードを追加します。

既存のspfレコードが存在する場合は、削除します。

spfレコードを追加

 

4.既存のMXレコードの削除

自社ドメインで設定されてある、既存のMXレコードを削除します。

 

5.GMAILを有効にする

以上の設定が完了したら、GoogleWorkspaceの画面に戻って、

GoogleWorkspaceの画面

「GMAILを有効にする」ボタンをクリックします。

GoogleWorkspaceが、MSレコードの確認を行います。

「creaone.jp で Gmail が有効になりました」

と表示されれば成功です。

GMAILを開いて、メールの送受信ができるか確認してみましょう。

 

まとめ

いかがだったでしょうか。

今回は「GoogleWorkspace」に新規でアカウントを作成する方法と、Gメールを独自ドメインで設定する方法についてご紹介しました。

  • GoogleWorkspaceアカウントを新規で作成する
  • 自社が持っている独自ドメインの所有権設定
  • ユーザーの追加方法について
  • Gmailを有効化し、独自ドメインで送受信する設定

 

「GoogleWorkspace」は、総合的なワークツールとして非常に便利です。

この記事を参考に、ぜひ取り組んでみて下さいね!

 

タイトルとURLをコピーしました