テレワークをGoogleWorkspaceで簡単に始めよう!

ITツール

2020年、新型コロナの影響もあり、会社のテレワーク化が急速に進んでいます。

しかし、2020年10月、公益財団法人日本生産性本部の調査によると、日本のテレワーク実施率は、18.9%に低下したそうです。

新型コロナ緊急事態宣言が出された同年5月調査時の31.5%から大きく下がった理由としては、つぎのような事が挙げられるかと思います。

  • 労務管理や仕事の管理等、社内体制の整備が進まない
  • パソコンやスマホ等のデバイスやネットワーク環境が整っていない
  • セキュリティ上の不安
  • リモートワークツールが多く、何を選んだらいいかわからない

今回は、テレワークを検討している会社や、一度は試してみたけど実施できていない会社に向けて、「GoogleWorkspace(旧G Suite)」を利用したテレワークについてお伝えしたいと思います。

 

Gmailはさらに進化している

1日の業務の中で、あなたのメール作業時間はどの位でしょうか?

一般社団法人日本ビジネスメール協会が毎年行っている、「ビジネスメール実態調査2020」を見てみると、面白い調査結果がわかります。

  • 仕事で使っている主なコミュニケーション手段の第1位は「メール」(99.1%)
  • 1日平均は送信「14.06通」、受信「50.12通」
  • 仕事でメールを確認する頻度は「1日に10回以上」(51.16%)が最多
  • メールの返信を4時間よりも長い時間待てない人は16.68%
  • メールの返信が遅れてしまうことがある人は66.81%
  • 仕事でメールの送受信に利用している主な機器は「パソコン」(99.68%)

出典(一部抜粋):一般社団法人日本ビジネスメール協会 https://businessmail.or.jp/

また、仕事で使われるメールソフトは

  • Outlook(Office 365を含む)・・50.52%
  • Gmail(G Suiteを含む)・・38.40%

出典:一般社団法人日本ビジネスメール協会 https://businessmail.or.jp/

となっています。

ここでは、後者のGmailについてお伝えしたいと思います。

 

独自ドメインでGmailが利用できる

「Gmail」というと、誰でも無料でアドレスが持てる

○○@gmail.com

の印象が強いですが、

「GoogleWorkspace(旧G Suite)」

では、自社の独自ドメインを設定する事が可能です。

Gmail自体、インターネットに繋がれば、世界中どこにいてもあらゆるデバイスからアクセス可能です。

スマホひとつあれば、移動時間にメールチェックができます。

もう、パソコンを持ち歩く必要はありません。

なお、独自ドメインの詳しい設定については、また改めてお伝えしたいと思います。

 

チャットとビデオ会議

Gmailには、標準で

・チャット(1対1チャット)
・ルーム(チャット会議)
・Meet(ビデオ会議)

の機能が利用できます。

これは、「GoogleWorkspace(旧G Suite)」利用者だけでなく、世界中のGoogleユーザーも招待可能です。

チャット中に、資料を共有したり、そのままビデオ会議に切り替える事も可能です。

また、Gmailからすぐに利用できるため、とても簡単ですので、営業活動にとても役立つと思います。

 

Googleカレンダーでスケジュール管理

Googleカレンダーを個人で利用している人も多いと思いますが、社内のチームメンバーと共有する事で、スケジュールやタスク管理などに利用できます。

チームメンバーとの予定も共有

社内のチームメンバーとのスケジュール共有はとても簡単で、メンバーを検索して招待するだけです。

また、チームでミーティングしたい場合は、チーム内で合う時間帯をGoogleカレンダーが自動でリストアップしてくれます。

会議室や社用車なども設定しておけば、利用できる時間帯や場所を自動でリストアップしてくれます。

 

Googleドライブで資料を共有

「GoogleWorkspace(旧G Suite)」で最も安いプランは、1ユーザー680円です。

このプランで、Googleドライブは30GB利用できます。

しかし、一つ上のプラン(1ユーザー1,360円)の場合、2TBという大容量をクラウド上に安全に持つことができます。

このクラウドの活用が、テレワークの第1歩とも言えるでしょう。

バックアップは必要ない

社内イントラネット環境の場合、担当者のPCやサーバー上にコピーを置いていく事が多いと思います。

または、メールで社内の誰かに資料を送る事もあるでしょう。

しかしその場合、一方のファイルが更新された場合は、もう一方も更新しなければなりません。

Googleで作成したあらゆる資料は、自動でバックアップされ、さらに、誰がどんな作業を行ったのかが記録されます。

資料を共有したい場合は、共有から相手を選ぶだけで済みます。

検索能力が凄い

例えばWindowsの場合、検索してもファイル名やフォルダ名を主に検索結果として出して来ます。

Googleドライブの場合、ファイルの中の文字列まで検索結果として出して来ます。

それだけではありません。

OCR機能が素晴らしく、写真の文字まで判断して検索結果として表示してくれるのです。

この機能を利用すれば、手書きの伝票やスキャンした契約書なども、安全に管理できますね。

ドキュメントは共同編集できる

2020年、新しい機能として、ドキュメントの共同編集が加わりました。

資料を共有し、各自が編集すると、その内容がリアルタイムに資料に反映されるのです。

この機能を使えば、会議の議事録なども1つにまとめる事ができます。

 

まとめ

いかがでしょうか。

今回は、会社でテレワークを導入する際のリモートワークツールとして、「GoogleWorkspace(旧G Suite)」を利用する方法をお伝えしました。

  • AIで進化しているGmailはメール作業を飛躍的に楽にする
  • Googleカレンダーはあなたとチームのスケジュールを管理してくれる
  • Googleドライブは、社内で共有できる安全なクラウド

もちろん、会社によって働く状況が異なると思います。

テレワークやリモートワークツール、RPAやデータベースによる業務改善についてもお気軽にご相談下さい。

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