アクセサリー関係の修理を行う企業において、IT化による業務改善を行いました。
手書き伝票でのフロー
同社では、店頭で修理を受け付ける際に、手書きの複写伝票に下記の情報を都度、書き込んでいました。
・受付年月日
・顧客氏名
・顧客の電話番号
・修理の依頼内容
複写伝票の1枚目は店舗控え、2枚目は工場控え、3枚目は顧客の控えとなります。
受け付けた修理は、2枚目の伝票と一緒に工場に修理を依頼します。
工場から仕上がってきた修理品は、納品用に袋に包まれ、顧客に納品する流れとなります。
手書き伝票の課題
持ち込まれる都度、依頼品についての情報を手書きで記入しなければならず、依頼量が多いほど管理が大変です。
また、1件毎に完結するフローだとしても、修理品自体、修理前の状態と修理後の状態の記録がなく、人の記憶を頼りにサービスを提供している事になります。
納品後の伝票は、日増しに増えますが、個人情報が記載されているため、シュレッダーにかけなければなりません。
これらの問題を解決するため、社内LANとデータベースツール「FileMaker（ファイルメーカー）」、ipadを用いて受注管理システムを構築しました。
システム構築の概要
依頼時の情報は全てipadで入力します。
また、ipadの機能を活かし、依頼品の修理前後の写真を撮影し、依頼情報と合わせてデータベースに保存するようにしました。
これにより、修理前後の依頼品自体の情報も管理可能となりました。
依頼品とデータベースを紐づけるため、QRコードを出力したラベルを1件あたり4枚出力するようにしました。
それぞれのラベルを
・店舗保管用
・顧客保管用
・品物管理用
・工場管理用
とする事で、1件あたりの所在を明らかにできます。
取り組みの成果
従来、1件あたり20分かかっていた作業時間が、1件あたり8分に短縮する事ができました。
また、個人情報を記載した紙類はありませんので、シュレッダーにかかる時間も削減できた事になります。
展開のアイデア
このシステムは、アクセサリー以外の修理業やクリーニング店などにも応用可能かと思います。
当社では、デジタル化やITを活用した売上拡大、コスト削減のお手伝いを行っております。
ご相談は無料ですので、お気軽にご相談下さい。
