2020年、新型コロナの影響もあり、会社のテレワーク化が急速に進んでいます。
しかし、2020年10月、公益財団法人日本生産性本部の調査によると、
日本のテレワーク実施率は、18.9%に低下したそうです。
新型コロナ緊急事態宣言が出された同年5月調査時の31.5%から大きく下がった理由としては、つぎのような事が挙げられるかと思います。
- 労務管理や仕事の管理等、社内体制の整備が進まない
- パソコンやスマホ等のデバイスやネットワーク環境が整っていない
- セキュリティ上の不安
- リモートワークツールが多く、何を選んだらいいかわからない
今回は、テレワークを検討している会社や、一度は試してみたけど実施できていない会社に向けて、
を利用したテレワークについてお伝えしたいと思います。
「GoogleWorkspace」の初期設定については、下記の記事で詳しく解説していますので合わせてご覧下さい。⇒GoogleWorkspaceの使い方について詳しく見る
Gmailはさらに進化している
1日の業務の中で、あなたのメール作業時間はどの位でしょうか？
一般社団法人日本ビジネスメール協会が毎年行っている、「ビジネスメール実態調査2020」を見てみると、面白い調査結果がわかります。
- 仕事で使っている主なコミュニケーション手段の第1位は「メール」（99.1%）
- 1日平均は送信「14.06通」、受信「50.12通」
- 仕事でメールを確認する頻度は「1日に10回以上」（51.16%）が最多
- メールの返信を4時間よりも長い時間待てない人は16.68%
- メールの返信が遅れてしまうことがある人は66.81%
- 仕事でメールの送受信に利用している主な機器は「パソコン」（99.68%）
出典（一部抜粋）：一般社団法人日本ビジネスメール協会 https://businessmail.or.jp/
また、仕事で使われるメールソフトは
- Outlook（Office 365を含む）・・50.52%
- Gmail（G Suiteを含む）・・38.40%
出典：一般社団法人日本ビジネスメール協会 https://businessmail.or.jp/
となっています。
ここでは、後者のGmailについてお伝えしたいと思います。
独自ドメインでGmailが利用できる
「Gmail」というと、誰でも無料でアドレスが持てる
○○@gmail.com
の印象が強いですが、
では、自社の独自ドメインを設定する事が可能です。
Gmail自体、インターネットに繋がれば、世界中どこにいてもあらゆるデバイスからアクセス可能です。
スマホひとつあれば、移動時間にメールチェックができますので、
パソコンを持ち歩く必要はありません。
チャットとビデオ会議
Gmailには、標準で
- チャット（1対1チャット）
- ルーム（チャット会議）
- Meet（ビデオ会議）
といった機能が利用できます。
これは、「GoogleWorkspace」利用者だけでなく、
世界中のGoogleユーザーも招待可能です。
チャット中に、資料を共有したり、そのままビデオ会議に切り替える事も可能です。
また、Gmailからすぐに利用できるため、とても簡単ですので、営業活動にとても役立つと思います。
Googleカレンダーでリソースの共有
Googleカレンダーを個人で利用している人も多いと思いますが、社内のチームメンバーと共有する事で、スケジュールやタスク管理などに利用できます。
チームメンバーとの予定も共有
社内のチームメンバーとのスケジュール共有はとても簡単で、メンバーを検索して招待するだけです。
また、チームでミーティングしたい場合は、
チーム内で合う時間帯をGoogleカレンダーが自動でリストアップしてくれます。
会議室や社用車なども設定しておけば、
利用できる時間帯や場所を自動でリストアップしてくれます。
Googleドライブで情報一元化
「Google Workspace」で最も安いプランは、1ユーザー680円です。
このプランで、Googleドライブは30GB利用できます。
しかし、一つ上のプラン（1ユーザー1,360円）の場合、
2TBという大容量をクラウド上に安全に持つことができます。
このクラウドの活用が、テレワークの第１歩とも言えるでしょう。
バックアップは必要ない
社内イントラネット環境の場合、担当者のPCやサーバー上にコピーを置いていく事が多いと思います。
または、メールで社内の誰かに資料を送る事もあるでしょう。
しかしその場合、一方のファイルが更新された場合は、もう一方も更新しなければなりません。
Googleで作成したあらゆる資料は、
自動でバックアップされ、さらに、誰がどんな作業を行ったのかが記録されます。
資料を共有したい場合は、共有から相手を選ぶだけで済みます。
ドキュメントは共同編集できる
2020年、新しい機能として、ドキュメントの共同編集が加わりました。
資料を共有し、
各自が編集すると、その内容がリアルタイムに資料に反映されるのです。
この機能を使えば、会議の議事録なども1つにまとめる事ができます。
名刺管理もGoogleで
最近では、名刺管理アプリの機能も多様化しています。
AIがマッチングを行い、繋がりがありそうなユーザーをピックアップしたりと、
その機能は様々ですが、あまり多様な機能は必要ないという人も多いと思います。
シンプルに名刺管理だけしたい方には、Googleでの名刺管理がおすすめです。
名刺管理については下記の記事で詳しくご紹介していますのでご覧下さい。⇒Googleでの名刺管理方法について詳しく見る
あらゆるデータを検索
例えばWindowsの場合、検索してもファイル名やフォルダ名を主に検索結果として出して来ます。
Googleドライブの場合、その検索対象は、ファイル名だけではありません。
Gメール本文、ファイル内容、画像、音声データからも拾ってきてくれます。
さすが、検索の会社。これはまさに、
「自社だけのGoogle」といった感じ。
個人アカウントにはないサポート
個人アカウントのGoogle無料版と、GoogleWorkspace版では、
容量やセキュリティ、稼働安定性、企業での管理や統合などの面で、
個人アカウント版のサービスよりも優れているようです。
また、Googleの個人アカウントでは、
何か困った事があってもGoogleのサポートはありません。
ですが、「Google Workspace」は月680円の利用料で、
個人アカウントにはないサポートも受けられますので安心です。
「GoogleWorkspace」は、最初の14日間は無料で利用できます。
まだアカウントを開設していない方は、下記ボタンをクリックしてお試し下さい。
さらに、「Google Workcpace」と、NASネットワークドライブを組み合わせると、社内のあらゆるデータを一元管理できます。BCP対策としてもおすすめ。NASについては、下記の記事をご覧下さい。
小さな会社のバックアップ計画
📌社内データをNASに自動バックアップ
📌NASとGoogleドライブを同期社内データを失ってもNASにあります。NASが破損してもGoogleドライブにデータがあります。Googleを使うのは検索に優れているためです。
⬇️NAS（ナス）についてはブログでhttps://t.co/HWNUVvgqn8
— 古澤シンジ 🧭 ｱﾅﾛｸﾞＩＴ経営パートナー (@Shinji_DXshock2) October 22, 2021
まとめ
いかがだったでしょうか。
今回は、会社でテレワークを導入する際のリモートワークツールとして、「Google Workspace」を利用する方法をお伝えしました。
- AIで進化しているGmailはメール作業を飛躍的に楽にする
- Googleカレンダーはあなたとチームのスケジュールを管理してくれる
- Googleドライブは、社内で共有できる安全なクラウド
もちろん、会社によって働く状況が異なると思いますが、
ITツールを利用しないデメリットのほうが大きいと思います。
この記事を参考にして頂き、社内の生産性を高めて頂ければ幸いです。
なお、「GoogleWorkspace」でメールの送受信ができない、という場合は下記の記事をご覧下さい。⇒独自ドメインGmailで送受信できない場合の対処方法について詳しく見る
